Aufbau effektiver Systeme für den Nachlassplanungs-Kalender: Ein globaler Leitfaden

Die Nachlassplanung, auch bekannt als geplante Spenden oder Vermächtnisspenden, ist eine entscheidende Komponente für nachhaltiges Fundraising für gemeinnützige Organisationen weltweit. Ein gut strukturiertes System für den Nachlassplanungs-Kalender ist unerlässlich, um Beziehungen zu potenziellen Spendern effektiv zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und eine zeitnahe Nachverfolgung sicherzustellen. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie ein solches System aufgebaut werden kann, das an verschiedene Organisationsgrößen und Betriebskontexte auf der ganzen Welt angepasst werden kann.

Warum ist ein System für den Nachlassplanungs-Kalender wichtig?

Ein robustes System für den Nachlassplanungs-Kalender bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Verbesserte Spenderbeziehungen: Ein proaktiver Kalender gewährleistet eine regelmäßige Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Spendern geplanter Spenden, wodurch Beziehungen gestärkt und Vertrauen gefördert werden.
• Erhöhte Effizienz: Die zentrale Verfolgung von Aktivitäten rationalisiert die Bemühungen zur Nachlassplanung und spart Zeit und Ressourcen.
• Verbesserte Verantwortlichkeit: Der Kalender bietet eine klare Aufzeichnung aller Aktivitäten zur Nachlassplanung und fördert Verantwortlichkeit und Transparenz.
• Besseres Pipeline-Management: Die Visualisierung der Pipeline für die Nachlassplanung hilft, potenzielle Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Die Verfolgung wichtiger Kennzahlen ermöglicht fundierte Entscheidungen und die Optimierung von Strategien zur Nachlassplanung.
• Konsistente Nachverfolgung: Der Kalender gewährleistet eine zeitnahe Nachverfolgung von Leads, Anfragen und Zusagen.
• Proaktive Ansprache: Ein gut geplanter Kalender ermöglicht eine proaktive Ansprache potenzieller Spender und erhöht das Bewusstsein für Möglichkeiten der Nachlassplanung.

Hauptkomponenten eines Systems für den Nachlassplanungs-Kalender

Ein effektives System für den Nachlassplanungs-Kalender umfasst typischerweise die folgenden Komponenten:

1. Datenbankintegration

Der Kalender sollte in die Spenderdatenbank oder das CRM-System (Customer Relationship Management) Ihrer Organisation integriert sein. Dies ermöglicht eine nahtlose Verfolgung von Spenderinteraktionen, Interessen an der Nachlassplanung und persönlichen Informationen. Zu den gängigen CRM-Systemen, die von gemeinnützigen Organisationen weltweit verwendet werden, gehören Salesforce, Raiser's Edge und Blackbaud CRM. Erwägen Sie die Integration mit speziellen Softwarelösungen für die Nachlassplanung, wo dies angebracht ist.

Beispiel: Wenn ein Spender Interesse daran bekundet, Ihre Organisation in sein Testament aufzunehmen, sollten diese Informationen sofort im CRM-System erfasst und mit einer relevanten Aufgabe oder Erinnerung im Nachlassplanungs-Kalender verknüpft werden.

2. Aufgabenmanagement

Der Kalender sollte die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben im Zusammenhang mit Aktivitäten zur Nachlassplanung ermöglichen. Diese Aufgaben können Folgendes umfassen:

• Spendergespräche: Planung und Vorbereitung von Gesprächen mit potenziellen Spendern geplanter Spenden.
• Erstellung von Vorschlägen: Entwurf von Vorschlägen zur Nachlassplanung, die auf die individuellen Interessen der Spender zugeschnitten sind.
• Nachfassgespräche: Führen von Nachfassgesprächen, um Beziehungen zu pflegen und Fragen zu beantworten.
• Veranstaltungsplanung: Organisation und Förderung von Seminaren, Webinaren oder anderen Veranstaltungen zur Nachlassplanung.
• Marketingkampagnen: Entwicklung und Umsetzung gezielter Marketingkampagnen, um das Bewusstsein für Optionen der Nachlassplanung zu schärfen.
• Dokumentenprüfung: Prüfung von Spendenvereinbarungen, Vermächtnisabsichten und anderen juristischen Dokumenten.
• Stewardship-Aktivitäten: Umsetzung von Stewardship-Plänen für aktuelle Mitglieder der Legacy Society.

Beispiel: Erstellen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, um vierteljährlich einen Newsletter an alle Personen zu senden, die Interesse an der Nachlassplanung bekundet haben, um über die Arbeit der Organisation zu informieren und die Auswirkungen von Vermächtnisspenden hervorzuheben.

3. Fristenverfolgung

Der Kalender sollte die Verfolgung wichtiger Fristen ermöglichen, wie z. B.:

• Fristen für Spendenvereinbarungen: Überwachung der Fristen für den Abschluss und die Unterzeichnung von Spendenvereinbarungen.
• Fristen für Förderanträge: Verfolgung der Fristen für Förderanträge im Zusammenhang mit Initiativen zur Nachlassplanung.
• Steuererklärungsfristen: Verfolgung relevanter Steuererklärungsfristen für Spender. Beachten Sie, dass diese je nach Wohnsitzland des Spenders stark variieren.
• Anmeldefristen für Veranstaltungen: Überwachung der Anmeldefristen für Veranstaltungen.

Beispiel: Richten Sie Erinnerungen für bevorstehende Änderungen der Steuergesetze ein, die sich auf Strategien zur Nachlassplanung in verschiedenen Ländern auswirken können. Dies demonstriert Ihr Fachwissen und liefert potenziellen Spendern wertvolle Informationen.

4. Kommunikationserinnerungen

Der Kalender sollte Erinnerungen für das Versenden regelmäßiger Mitteilungen an potenzielle und bestehende Spender geplanter Spenden enthalten. Diese Mitteilungen können Folgendes umfassen:

• Danksagungsschreiben: Versand von zeitnahen Danksagungsschreiben für Spenden und Interessenbekundungen.
• Geburtstagskarten: Versand personalisierter Geburtstagskarten an Spender.
• Feiertagsgrüße: Versand von Feiertagsgrüßen an Spender.
• Newsletter: Versand regelmäßiger Newsletter, die die Auswirkungen geplanter Spenden hervorheben.
• Wirkungsberichte: Weitergabe von Wirkungsberichten, die die Auswirkungen der Arbeit der Organisation aufzeigen.

Beispiel: Planen Sie Erinnerungen, um personalisierte Danksagungsschreiben an Spender zu senden, die kürzlich eine Zusage für eine geplante Spende gemacht haben, wobei Sie die dauerhafte Wirkung ihres Vermächtnisses hervorheben.

5. Berichterstattung und Analyse

Das Kalendersystem sollte Berichts- und Analysefunktionen bereitstellen, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen, wie z. B.:

• Anzahl der Leads für geplante Spenden: Verfolgung der Anzahl der Personen, die Interesse an der Nachlassplanung bekundet haben.
• Wert potenzieller geplanter Spenden: Schätzung des potenziellen Werts geplanter Spenden in der Pipeline.
• Konversionsrate: Messung der Konversionsrate von Leads zu bestätigten geplanten Spenden.
• Durchschnittliche Spendengröße: Berechnung des Durchschnittswerts der erhaltenen geplanten Spenden.
• Return on Investment (ROI): Bewertung des ROI von Aktivitäten zur Nachlassplanung.

Beispiel: Erstellen Sie einen Bericht, der die Anzahl der über verschiedene Marketingkanäle generierten Leads für geplante Spenden anzeigt, damit Sie Ihre Marketingbemühungen optimieren und Ressourcen effektiv zuweisen können.

Aufbau Ihres Systems für den Nachlassplanungs-Kalender: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines effektiven Systems für den Nachlassplanungs-Kalender:

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Werkzeuge

Wählen Sie die Werkzeuge und Plattformen aus, die Sie zur Verwaltung Ihres Nachlassplanungs-Kalenders verwenden werden. Zu den Optionen gehören:

• CRM-Systeme: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Diese bieten umfassende Funktionen zur Spenderverwaltung und -verfolgung.
• Projektmanagement-Software: Asana, Trello, Monday.com. Diese Tools können verwendet werden, um Aufgaben und Fristen im Zusammenhang mit Aktivitäten zur Nachlassplanung zu verwalten.
• Kalenderanwendungen: Google Kalender, Microsoft Outlook Kalender. Diese können zum Planen von Terminen und Festlegen von Erinnerungen verwendet werden.
• Tabellenkalkulationssoftware: Microsoft Excel, Google Sheets. Diese können zum Verfolgen von Daten und zum Erstellen von Berichten verwendet werden. Obwohl sie weniger robust sind als spezielle CRM- oder Projektmanagement-Tools, können sie eine praktikable Option für kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen sein.
• Spezielle Software für die Nachlassplanung: Einige Softwarepakete sind speziell für die Nachlassplanung konzipiert und bieten Funktionen wie Vermächtnisverwaltung, Spendenillustration und Tools zur Spenderansprache.

Berücksichtigen Sie die Größe, das Budget und die technischen Fähigkeiten Ihrer Organisation bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge. Die Integration zwischen verschiedenen Plattformen ist entscheidend für einen nahtlosen Workflow.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Aktivitäten zur Nachlassplanung

Identifizieren Sie alle Aktivitäten, die in Ihren Nachlassplanungs-Kalender aufgenommen werden sollen. Diese können Folgendes umfassen:

• Spenderidentifizierung und -recherche: Identifizierung und Recherche potenzieller Spender geplanter Spenden.
• Pflege und Ansprache: Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Spendern durch persönliche Besuche, Telefongespräche und Veranstaltungen.
• Ansprache: Präsentation von Optionen zur Nachlassplanung und Formulierung konkreter Anfragen für geplante Spenden.
• Stewardship: Anerkennung und Dank an Spender für ihre geplanten Spenden und Information über die Auswirkungen ihrer Großzügigkeit.
• Marketing und Kommunikation: Förderung von Möglichkeiten der Nachlassplanung über verschiedene Kanäle wie Newsletter, Websites und soziale Medien.
• Rechtliche und finanzielle Verwaltung: Verwaltung der rechtlichen und finanziellen Aspekte geplanter Spenden, wie z. B. Spendenvereinbarungen, Vermächtnisse und Stiftungen.

Gliedern Sie jede Aktivität in spezifische Aufgaben und weisen Sie den Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Kalendervorlage

Entwickeln Sie eine Kalendervorlage, die alle wesentlichen Informationen für jede Aktivität enthält, wie z. B.:

• Datum und Uhrzeit: Wann die Aktivität stattfinden wird.
• Beschreibung: Eine kurze Zusammenfassung der Aktivität.
• Name des Spenders: Der Name des beteiligten Spenders.
• Kontaktinformationen: Die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Spenders.
• Aufgabenzuweisung: Das für die Aktivität verantwortliche Teammitglied.
• Status: Der aktuelle Status der Aktivität (z. B. geplant, in Bearbeitung, abgeschlossen).
• Hinweise: Alle relevanten Hinweise oder Kommentare.

Verwenden Sie ein einheitliches Format und eine einheitliche Namenskonvention für alle Einträge, um Klarheit und Konsistenz zu gewährleisten.

Schritt 4: Füllen Sie den Kalender

Füllen Sie den Kalender mit allen geplanten Aktivitäten zur Nachlassplanung, einschließlich wiederkehrender Aufgaben, Fristen und Kommunikationserinnerungen. Verwenden Sie Ihre Spenderdatenbank oder Ihr CRM-System, um potenzielle Spender zu identifizieren und erste Outreach-Bemühungen zu planen. Legen Sie realistische Zeitpläne für jede Aktivität fest und lassen Sie Flexibilität, um unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen.

Schritt 5: Überwachen und aktualisieren Sie den Kalender

Überwachen und aktualisieren Sie den Kalender regelmäßig, um sicherzustellen, dass er korrekt und relevant bleibt. Verfolgen Sie den Fortschritt jeder Aktivität und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Verwenden Sie die Berichts- und Analysefunktionen Ihres Kalendersystems, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Feedback und Vorschläge zur Verbesserung der Effektivität des Kalenders zu geben.

Schritt 6: Schulen Sie Ihr Team

Bieten Sie Ihrem Team eine umfassende Schulung zur Verwendung des Systems für den Nachlassplanungs-Kalender an. Stellen Sie sicher, dass jeder die Bedeutung des Kalenders versteht und wie er zum Gesamterfolg Ihres Programms zur Nachlassplanung beiträgt. Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich aktiv an der Entwicklung und Pflege des Kalenders zu beteiligen.

Anpassung Ihres Kalenders für ein globales Publikum

Bei der Zusammenarbeit mit Spendern aus verschiedenen Ländern ist es wichtig, kulturelle Unterschiede und lokale Gepflogenheiten zu berücksichtigen. Hier sind einige Tipps zur Anpassung Ihres Nachlassplanungs-Kalenders für ein globales Publikum:

• Respektieren Sie kulturelle Normen: Seien Sie sich der kulturellen Normen in Bezug auf das Schenken, die Kommunikation und den persönlichen Freiraum bewusst.
• Berücksichtigen Sie Zeitzonen: Planen Sie Besprechungen und Telefongespräche zu Zeiten, die für Spender in verschiedenen Zeitzonen günstig sind.
• Verwenden Sie eine angemessene Sprache: Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache, die leicht verständlich ist. Vermeiden Sie Fachjargon und Slang. Übersetzen Sie Materialien bei Bedarf in die Muttersprache des Spenders.
• Bieten Sie flexible Spendenmöglichkeiten an: Bieten Sie eine Vielzahl von Spendenmöglichkeiten an, um unterschiedlichen Vorlieben und finanziellen Situationen gerecht zu werden.
• Verstehen Sie die Steuergesetze: Machen Sie sich mit den Steuergesetzen in verschiedenen Ländern vertraut, um sicherzustellen, dass geplante Spenden steuereffizient strukturiert sind. Holen Sie sich bei Bedarf Expertenrat ein.
• Seien Sie sensibel für religiöse Überzeugungen: Achten Sie bei der Kommunikation mit Spendern auf religiöse Überzeugungen und Praktiken.
• Recherchieren Sie lokale Vorschriften: Verstehen Sie die lokalen Vorschriften in Bezug auf Wohltätigkeitsspenden und Fundraising.
• Bauen Sie Beziehungen auf: Investieren Sie Zeit in den Aufbau starker Beziehungen zu Spendern aus verschiedenen Ländern. Zeigen Sie echtes Interesse an ihrer Kultur und ihren Werten.

Beispiel: Recherchieren Sie bei der Planung eines Seminars zur Nachlassplanung für Spender in Japan die angemessene Etikette für Geschäftstreffen und das Schenken. Präsentieren Sie Informationen klar und prägnant und vermeiden Sie übermäßig aggressive Verkaufstaktiken. Bieten Sie Übersetzungsdienste an und bieten Sie eine Vielzahl von Spendenmöglichkeiten an, wie z. B. Vermächtnisse und gemeinnützige Stiftungen.

Beispielhafte Kalendereinträge: Globale Perspektive

Hier sind einige beispielhafte Kalendereinträge, die eine globale Perspektive demonstrieren:

• Datum: 1. Januar Aktivität: Senden Sie Neujahrsgrüße an Spender in China (erwägen Sie den Versand digitaler Grüße aufgrund kultureller Sensibilitäten).
• Datum: 17. März Aktivität: Würdigen Sie den St. Patrick's Day mit irischen Spendern (eine einfache E-Mail, die den Tag würdigt, wird oft geschätzt).
• Datum: 5. Mai Aktivität: Senden Sie Cinco de Mayo-Grüße an Spender in Mexiko.
• Datum: Ramadan (variable Daten) Aktivität: Vermeiden Sie es, während der Fastenstunden Besprechungen oder Telefongespräche mit muslimischen Spendern zu planen. Senden Sie respektvolle Grüße zum Eid al-Fitr am Ende des Ramadan.
• Datum: Diwali (variable Daten) Aktivität: Senden Sie Diwali-Grüße an hinduistische Spender.
• Datum: Spezifische Daten basierend auf den Steuergesetzen der jeweiligen Länder: Aktivität: Senden Sie Erinnerungen an internationale Spender über bevorstehende Steuertermine, um zum Jahresende Spenden zu fördern.

Auswahl der richtigen Technologie

Die Auswahl der richtigen Technologie ist von größter Bedeutung für den Aufbau eines erfolgreichen Systems für den Nachlassplanungs-Kalender. Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Skalierbarkeit: Lässt sich das System mit dem Wachstum Ihrer Organisation skalieren?
• Integration: Lässt es sich in Ihr bestehendes CRM oder Ihre Spenderdatenbank integrieren?
• Zugänglichkeit: Ist es für Ihr Team unabhängig von seinem Standort zugänglich (entscheidend für globale Teams)?
• Sicherheit: Erfüllt es die Datensicherheitsstandards für verschiedene Regionen (DSGVO, CCPA usw.)?
• Kosten: Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzierung, Implementierung und Schulung?

Bewerten Sie mehrere Optionen und führen Sie gründliche Tests durch, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein, um sicherzustellen, dass die gewählte Technologie ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht.

Bewältigung häufiger Herausforderungen

Der Aufbau und die Pflege eines Systems für den Nachlassplanungs-Kalender können mehrere Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige häufige Probleme und wie Sie sie angehen können:

• Datensilos: Daten sind über verschiedene Systeme und Abteilungen verstreut. Integrieren Sie Ihr Kalendersystem mit Ihrem CRM oder Ihrer Spenderdatenbank, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen.
• Mangel an Ressourcen: Begrenztes Personal und Budget. Priorisieren Sie wesentliche Aktivitäten zur Nachlassplanung und nutzen Sie Technologie, um Aufgaben zu automatisieren.
• Widerstand gegen Veränderungen: Teammitglieder zögern, ein neues System einzuführen. Bieten Sie umfassende Schulungen an und demonstrieren Sie die Vorteile des Kalendersystems.
• Ungenauigkeiten in den Daten: Daten sind veraltet oder unvollständig. Implementieren Sie Verfahren zur Datenqualitätskontrolle, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
• Mangelnde Akzeptanz: Die Führung unterstützt das Programm zur Nachlassplanung nicht. Klären Sie die Führung über die Bedeutung der Nachlassplanung und ihre potenziellen Auswirkungen auf die langfristige Nachhaltigkeit der Organisation auf.

Fazit

Der Aufbau eines effektiven Systems für den Nachlassplanungs-Kalender ist unerlässlich, um Leads für geplante Spenden zu gewinnen und zu fördern, Spenderbeziehungen zu stärken und die langfristige Nachhaltigkeit Ihrer Organisation sicherzustellen. Indem Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen und Ihren Ansatz an ein globales Publikum anpassen, können Sie ein robustes Kalendersystem erstellen, das Ergebnisse liefert und Ihnen hilft, Ihre Ziele bei der Nachlassplanung zu erreichen. Denken Sie daran, Spenderbeziehungen zu priorisieren, eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten und kulturelle Sensibilität bei all Ihren Aktivitäten zur Nachlassplanung zu zeigen.

Durch die Implementierung eines gut strukturierten und global ausgerichteten Systems für den Nachlassplanungs-Kalender kann Ihre Organisation das Potenzial geplanter Spenden freisetzen und eine bessere Zukunft sichern.